Les choses sont claires, lorsqu’il s’agit de stocker des documents financiers importants, une boîte à chaussures sous votre lit ne fait pas vraiment l’affaire.

Les documents de planification de l’état – comme les testaments, les fiducies, les testaments de vie, les directives médicales et les procurations – sont très importants pour vous. Alors où les gardez-vous en toute sécurité ? Et qu’en est-il de vos actifs numériques, de vos mots de passe et de vos comptes de médias sociaux ? coffre fort numérique

Jason Heath, planificateur financier agréé et directeur général d’Objective Financial Partners, rappelle que certains États ont des registres publics de testaments, et qu’il existe également des sociétés privées de registre de testaments.

“Bien que les documents de planification successorale n’aient pas besoin d’être enregistrés, cela peut être une bonne idée”, a-t-il déclaré.

Cependant, l’enregistrement des documents peut ne pas être suffisant. S’assurer que votre famille connaît votre succession et d’autres documents, et où les trouver, est essentiel. Les polices d’assurance-vie, les dossiers de divorce et les actes de propriété immobilière sont quelques-uns des autres documents physiques qui doivent être conservés en toute sécurité. Un coffre-fort, ou un endroit sûr à la maison, peut être une option.

Cependant, il existe également des options en ligne pour organiser ces données en un seul endroit et fournir une “clé” numérique aux proches.

Et n’oubliez pas vos actifs numériques, a déclaré Heath. “Certains comptes en ligne qui comprennent des points ou des monnaies numériques, par exemple, ont une valeur tangible”, a-t-il ajouté.

“C’est une considération importante qui est de plus en plus abordée par les avocats dans la planification successorale”, a déclaré Heath. “Ce sont des actifs qui peuvent être légués, tout comme les comptes bancaires et les comptes d’investissement.”

Thomas Keenan, professeur au département des sciences de l’environnement de l’Université de Calgary et auteur du livre à succès “Technocreep”, insiste sur le fait que parfois “plus, c’est plus”. Il suggère de ” disposer de plusieurs copies d’informations pour se protéger contre les pertes. ”

” Que feriez-vous si le disque dur de votre ordinateur tombait soudainement en panne ? ” demande-t-il.

Voici quelques mesures à prendre :

  • Investissez dans un scanner multifonction. Utilisez-le religieusement lorsque vous recevez un nouveau document important (passeport, police d’assurance-vie, etc.)
  • Sauvegardez vos documents numériques.En envoyant des copies de vos documents par courriel, vous vous exposez à des risques si votre ordinateur portable ou votre téléphone est volé ou piraté. Keenan suggère de sauvegarder les docs numériques sur une clé USB ou une carte numérique sécurisée que vous pouvez facilement retirer de votre appareil. Périodiquement, vous devriez faire une copie de ce stockage et la mettre quelque part hors site, comme un coffre-fort.
  • Faire des copies. Si vous voyagez beaucoup, vous pourriez aussi faire une autre copie et l’emporter avec vous. Dans ce cas, Keenan veut que vous vous assuriez qu’elle est chiffrée, au cas où vous la perdriez. Pour Windows 10 Pro, il existe une solution intégrée appelée Bitlocker, et les utilisateurs de Mac peuvent utiliser FileVault 2. Vous pouvez également vous tourner vers un programme de chiffrement tiers tel que VeraCrypt ou M3 Bitlocker. Le plus important est de choisir un mot de passe fort dont vous pourrez vous souvenir.
  • Créer un compte de stockage dans le cloud. Si le fait de transporter une clé USB physique ou une carte SD ne vous séduit pas, créez-vous un compte de stockage dans le cloud avec Google, Apple, Dropbox, Box, etc. Pour de petites quantités de données, ceux-ci sont généralement gratuits. Keenan recommande d’en avoir un spécial uniquement pour sauvegarder vos documents.
  • Sécurisez les données sur vos appareils mobiles. De même que vous ne laisseriez pas traîner votre passeport ou d’autres documents importants en public, vous devez faire attention à votre ordinateur, votre tablette et votre smartphone. Conserver les données sensibles sur un stockage externe ou dans le cloud est une option plus sûre.
  • Désignez quelqu’un pour s’occuper de vos médias sociaux. Au fur et à mesure que les actifs numériques se développent et prennent de la valeur, ceux-ci sont également à prendre en considération. Les comptes de médias sociaux, les sites Web, les services en ligne et les courriels peuvent être importants pour accéder un jour si vous  ; décédez ou êtes invalide. Différentes entreprises ont des politiques différentes, mais Facebook, par exemple, vous permet de nommer un “contact de legs”, qui peut s’occuper de votre compte après qu’il soit commémoré.

Il y a aussi l’éternel problème de savoir où garder vos mots de passe. À cet effet vous pouvez acheter des livres d’organisation de mots de passe spéciaux, mais ils présentent un risque de sécurité. De nombreuses personnes se tournent vers des programmes de gestion des mots de passe qui génèrent et conservent des mots de passe forts. Encore une fois, assurez-vous que vous ne perdrez pas votre mot de passe principal.