Les projets jouent un rôle important dans la réussite globale d’une organisation. Avec la concurrence accrue dans les industries modernes, les entreprises s’attendent à ce que les équipes de projet soient performantes de manière constante et à un rythme rapide. Ce n’est que grâce à des pratiques de gestion de projet efficaces que vos performances peuvent devenir meilleures, plus rapides et plus efficaces par rapport aux résultats précédents.
Dans la gestion de projet, les chefs de projet planifient, organisent et gèrent les ressources pour maximiser la productivité et l’efficacité de l’équipe. Le PMI affirme qu’en plus des compétences techniques pertinentes, un chef de projet doit posséder une combinaison de compétences en gestion d’entreprise et en leadership pour assurer la réussite d’un projet. Voici plus d’infos sur raci.
11 meilleures pratiques de gestion de projet à suivre dès maintenant
Dans cet article, nous avons répertorié les meilleures pratiques de gestion de projet les plus efficaces qui peuvent améliorer considérablement vos résultats et vous aider à gérer efficacement vos projets.
1. Organiser une réunion de lancement
Dans cette réunion initiale, toutes les parties prenantes sont invitées et leur pertinence par rapport aux objectifs primaires du projet est discutée. Un chef de projet s’assure également que les intérêts de toutes les parties sont alignés. En mettant tout le monde sur la même longueur d’onde et en présentant toutes les parties concernées, le fait d’avoir une réunion de lancement du projet devient plus facile pour établir un plan de communication fonctionnel pour le projet.
2. Établir la portée et les objectifs du projet
Il est crucial de développer la gestion de la portée du projet et de la faire approuver par toutes les parties concernées. Il est également important d’établir une déclaration de portée et une liste claire d’objectifs à un stade précoce du cycle de vie du projet. La portée devrait également répondre à des questions de base comme,
- les objectifs du projet
- les livrables du projet
- les normes de performance et
- les contraintes du projet
3. Communiquer efficacement
Une communication efficace dans la gestion de projet est la clé du succès d’un projet. Les gestionnaires de projet doivent tenir à jour toutes les parties concernées tout au long du cycle de vie du projet. Pendant la phase de planification, il est préférable de rencontrer d’abord toutes les parties prenantes et de comprendre leurs attentes pour aboutir à un plan de projet réussi qui profite à tout le monde.
Des études ont montré qu’avec un plan de communication fonctionnel dans une équipe de projet, la qualité globale du produit final augmente de manière significative.
4. Demandez un retour d’information
Rien n’est satisfaisant à 100 % car il y a toujours une certaine marge d’amélioration. En mettant en place une boucle de rétroaction dans votre processus de projet, vous pouvez vous assurer que le produit final est à la hauteur des attentes du client. Avec le feedback, vous pouvez également travailler à apprendre de vos erreurs et éviter des erreurs similaires à l’avenir.
En tant que chef de projet, vous pouvez également demander à votre équipe un feedback qui vous permettra de connaître vos forces et vos faiblesses et de travailler à l’amélioration de vos compétences en gestion de projet.
5. Créez un plan de ressources
Aucune équipe de projet ne dispose de ressources illimitées. Le plus souvent, même les membres de l’équipe ou le chef de projet devront gérer plusieurs projets simultanément, d’où la nécessité d’une gestion efficace des ressources. Un plan de ressources donne un aperçu de toutes les ressources disponibles et de l’endroit où elles sont utilisées.
Les logiciels de gestion de projet modernes montrent automatiquement comment vos ressources sont allouées et leur disponibilité dans un format clair et compréhensible.
6. Créer une équipe de réponse aux risques
Les risques sont une partie inhérente de tout projet. Les chefs de projet efficaces font de leur mieux pour éviter les risques, mais préparent des plans d’urgence si jamais de tels scénarios se produisent. Avoir une équipe de réponse aux risques active vous épargnerait des retards de projet inutiles car l’équipe serait équipée pour faire face à toute situation risquée dès qu’elle se produit.
7. Assurer la transparence dans le projet
Lorsqu’il s’agit des meilleures pratiques de gestion de projet, avoir la transparence dans les projets au sein de l’équipe est en haut de la liste. C’est l’une des caractéristiques importantes qui font que les équipes de projet agiles obtiennent de meilleurs résultats que les autres équipes dans un cadre similaire. Comme tout le monde est sur la même page et a une visibilité sur la situation globale, les membres de l’équipe peuvent collaborer plus efficacement.
8. S’attendre à des demandes de changement et s’y adapter
La portée de votre projet peut être modifiée et les gestionnaires de projet expérimentés ont toujours une sorte de plan de gestion du changement prêt. Parfois, les plus petites demandes de changement se combinent pour devenir un énorme casse-tête pour l’équipe et, au final, le projet échappe à tout contrôle. C’est une bonne pratique de gestion de projet de documenter chaque demande de changement des clients.
9. Assurer une documentation appropriée
L’une des meilleures pratiques de gestion de projet est de toujours maintenir un journal de projet détaillé où chaque décision est expliquée. Grâce à une documentation appropriée, vous pouvez facilement mettre à niveau tout nouveau membre en un temps très court. De même, vous et les autres chefs de projet pouvez également vous référer au dossier du projet s’ils rencontrent un problème similaire plus tard.
Cependant, vous devez rester vigilant. De nombreux chefs de projet commencent à trop se concentrer sur la garantie d’une documentation appropriée, ce qui leur fait perdre de vue leur objectif réel.
10. Évitez d’ajouter des jalons irréalistes
Tout le monde veut se surpasser pour se distinguer de ses concurrents. Cependant, certains chefs de projet vont trop loin et conviennent de délais ou de fonctionnalités qui sont presque impossibles à atteindre. Il arrive que les clients insistent pour une réalisation plus rapide et que le gestionnaire succombe à la pression. Néanmoins, le projet et l’équipe qui y travaille en souffrent.
11. Examiner et réfléchir à la performance
Apprendre de son passé pour s’améliorer est peut-être le plus vieux truc du livre et les grands managers insistent toujours pour rendre cette pratique de gestion de projet obligatoire. Organisez une réunion où tous les membres discutent des lacunes du projet et des stratégies qu’ils doivent mettre en œuvre pour les surmonter.
Ce sera mieux pour l’équipe et vous aurez également l’occasion de vous améliorer. En tant que chef de projet, cette pratique vous donnera également une idée des membres de l’équipe qui ont besoin d’un certain type de formation qui améliorera leurs compétences pour l’avenir.
