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L’exode massif des professionnels de leurs bureaux pendant la pandémie de COVID-19 a créé des défis pour les gestionnaires qui n’avaient jamais travaillé avec des équipes à distance auparavant.
En effet, plus de 70 % des employeurs interrogés ont eu du mal à s’adapter au télétravail comme mode de fonctionnement. Cependant, grâce à tese, un des services de l’URSSAF, les démarches ont été allégées et simplifiées afin d’accomplir les formalités d’embauche d’un salarié ainsi que la gestion du personnel.
Voici 10 conseils qui peuvent aider les managers à faire en sorte que leurs employés à distance restent productifs, heureux et travaillent en équipe.
Pour en savoir plus, voir cet article !
Définissez des attentes claires.
Établissez des objectifs et des délais clairs et réalistes pour votre équipe. » Soyez accessible et donnez des précisions sur les priorités, les jalons, les objectifs de performance et autres « , explique Scott Bales, vice-président de la livraison et de l’ingénierie des solutions chez Replicon, un fournisseur de systèmes de gestion du temps basé à Calgary, Alberta, Canada. « Soulignez la disponibilité de chaque membre de l’équipe et assurez-vous de pouvoir les joindre en cas de besoin. »
Tout comme au bureau, les managers doivent tenir les travailleurs au courant de la politique de l’organisation et des changements de personnel, dit Pellman. Les gestionnaires doivent également donner l’exemple du comportement attendu, comme le fait de répondre ou non aux textos et aux courriels après les heures de travail.
Soyez flexible.
Reconnaissez que les employés travaillant à domicile peuvent avoir des exigences différentes sur leur temps, comme s’occuper des enfants ou des parents âgés. Donner aux travailleurs la flexibilité de travailler tôt le matin ou tard le soir afin qu’ils puissent s’occuper correctement de leur famille peut réduire leur stress et augmenter leur concentration sur les projets de travail.
« Bien qu’un plan concret soit indispensable, vous devez être ouvert à l’ajustement des stratégies au besoin », affirme Angela Civitella, coach certifiée en leadership d’entreprise basée à Montréal. » Que vos employés choisissent de faire leurs heures le matin ou le soir ne devrait pas avoir d’importance, tant que le travail est terminé et qu’il est de haute qualité. «
Raccourcir les réunions virtuelles.
Sachez que les gens ont une durée d’attention plus courte dans les réunions virtuelles. Ils ne peuvent fixer les écrans qu’un certain temps.
« Au lieu de longues réunions, organisez de courts huddles virtuels », explique Jane Sparrow, fondatrice et directrice de The Culture Builders, un cabinet de conseil basé au Royaume-Uni. » Appliquez cette réflexion au ressourcement de l’équipe, à la planification des horaires et à la planification des actions. »
Suivez les progrès de vos travailleurs.
Demandez aux employés de vous donner leurs horaires de travail, ainsi que les tâches qu’ils doivent accomplir dans un délai donné, suggère Civitella.
« Cela apaisera vos craintes et donnera aux [membres] de votre équipe la structure dont ils ont besoin pour remplir leur rôle », dit-elle. « Rappelez-vous, ce n’est pas parce que vous ne les voyez pas travailler à leur box que le travail n’est pas fait. Faites confiance au processus. »
S’il est important que les managers suivent les performances, « trop de surveillance peut montrer aux employés des signes de méfiance », dit Pellman. » Si vos employés communiquent clairement et respectent les objectifs et les délais, qu’est-ce qu’il ne faut pas croire ? «
Mettez l’accent sur la communication.
Assurez-vous de rester en contact fréquent avec le personnel à distance pour tenir les travailleurs au courant des délais, des ressources disponibles, des défis liés au travail et des attentes des gestionnaires, dit Pellman.
Déterminez quel outil de communication correspond le mieux à la culture de l’équipe :
- courriels ;
- textos ;
- appels téléphoniques ;
- chats vidéo ;
- un canal intranet.
et trouvez cet équilibre délicat entre le silence radio et le fait de taguer constamment les employés avec des textos et des courriels. La fréquence de communication peut varier pour chaque employé.
N’oubliez pas d’écouter.
La communication est une rue à double sens.
« Les managers qui réussissent le mieux sont de bons auditeurs, communiquent la confiance et le respect, s’enquièrent de la charge de travail et des progrès sans faire de microgestion, et pèchent par excès de communication », déclare Justin Hale, concepteur de formation et chercheur chez VitalSmarts, une société de formation au leadership à Provo, dans l’Utah.
Les sondages auprès des employés peuvent aider. Un score de promoteur net des employés mensuel ou trimestriel, par exemple, peut être utile, de même que des enquêtes sur le pouls pour une plongée plus profonde dans les sentiments des employés, dit Pellman.
Créez des liens.
Il ne suffit pas de fournir aux travailleurs l’équipement adéquat pour travailler à domicile, ils ont aussi besoin d’interactions humaines.
« Si vous avez l’habitude de voir vos collègues ou vos clients tous les jours, le sentiment d’isolement peut s’insinuer remarquablement vite », dit Sparrow. » Si nous voulons aider nos équipes à rester en bonne santé, heureuses et finalement productives, nous devons reconnaître et gérer l’environnement très stressant que le travail à distance peut créer pour de nombreuses personnes. «
C’est pourquoi il est important de créer des liens avec les employés, dit Bales. « Partagez des commentaires positifs, ouvrez un canal de discussion amusant ou essayez de « prendre un café » ensemble – tout ce qui peut aider à maintenir un sentiment de normalité [et] de solidarité et rappeler à chacun qu’il n’est pas sur une île à travailler seul », suggère-t-il.
Hale explique que les bons managers se rendent disponibles pour les membres de l’équipe.
Fournissez un moyen de collaborer.
Créer un document partagé qui suit les activités de travail est une façon pour les managers de rester au courant de ce que font leurs équipes.
« C’est un bon exercice, même lorsque les équipes sont au bureau », dit Pellman, « et cela aidera les gestionnaires à affiner leurs attentes et leurs responsabilités envers les employés en cette période d’incertitude. »
Aussi, convenez-en équipe d’un comportement acceptable en matière de collaboration virtuelle, dit Sparrow.
Par exemple, à quelle vitesse les membres de l’équipe doivent-ils répondre aux messages de leurs collègues ? Est-il acceptable, par exemple, d’envoyer un message rapide pour dire » je te rappelle » si vous êtes profondément concentré sur autre chose lorsqu’un collègue vous tend la main ?
Résistez à l’envie de faire de la microgestion.
Faites confiance au fait que si les membres de votre équipe communiquent clairement et respectent les objectifs et les délais, ils sont productifs et font leur travail efficacement.
« Vous ne devriez pas avoir à surveiller les épaules de votre équipe lorsqu’elle est au bureau, donc vous ne devriez pas non plus avoir à le faire lorsqu’elle est à distance », dit Pellman. « Des contrôles réguliers en tête-à-tête aident les managers à éviter la microgestion tout en leur permettant de prendre le pouls des employés et en leur donnant l’occasion de s’assurer que le feedback va dans les deux sens. »
